工作时间管理:提高效率的10个小技巧

工作时间管理

想学工作时间管理吗?

在今天竞争激烈的工作环境中,时间管理是很重要的这两个雇主和雇员。

如何?

雇主必须设定明智的目标,并对任务进行优先排序。他们需要跟踪他们的项目进度并完成他们的可交付成果准时成功

另一方面,当员工更加意识到他们如何花费时间时,他们可以采取措施来优化工作绩效。

在本文中,我们将介绍关于时间管理你应该知道的一切。我们也会强调时间管理的好处。

本文包含:

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让我们开始吧。

帮助你有效管理工作时间的10个实用技巧

下面是一些你可以用来提高时间管理技巧的技巧:

1.创建一个备忘录

您可以使用已尝试和测试的方法创建检查表提高你的生产力。

它包括记录或记录你需要完成的任务。

这里有一些建议可以帮助你有效的待办事项:

  • 将个人工作和职业工作分开,以便更好地集中精力。
  • 一想到要做什么,就把它写在你的待办事项清单上。
  • 每天修改这个清单。
  • 把任务限制在3-5个。
  • 给你所有的任务分配截止日期。

使用诸如此类的任务管理应用程序,制作清单是小菜一碟Todoist

这些应用程序可以帮助您高效地确定优先级、组织和完成任务。

2.优先级的任务

你应该评估你的日程安排,确保你根据任务的重要性来组织任务,而不是他们的紧迫性。

如何?

你可以使用艾森豪威尔矩阵从你的待办事项列表中区分重要和紧急的任务。

什么是艾森豪威尔矩阵?

这是一种时间管理技巧,可以将任务分成四类:

  • 重要紧急:首先要做的事情。
  • 重要但不紧急:可以稍后安排的任务。
  • 不重要但紧急:可以委托的任务。
  • 不重要也不紧急:可以暂时跳过的任务。

这样,你就会清楚你应该如何处理你的任务,帮助你更好地控制时间。

3.设定时限

创建日程表时,你应该给任务设定时间限制,而不是一直工作到任务完成为止。

为什么?

当你设置时间约束对于你的任务,你将能够:

  • 更好地集中注意力,提高效率。
  • 找出那些花费很多时间或者比你预期的时间更多的任务。
  • 检查你的工作流程并删除浪费时间,比如不定时的休息。
  • 在最后期限前完成任务,避免最后一刻的匆忙。

规划任务也会帮助你识别潜在的问题之前弹出。然后你可以采取必要的行动来保持在你的任务列表的顶端。

4.组织你的一天

你可以每天与其他团队成员或客户进行项目讨论。

虽然这些对话很重要,但你不应该把它们当作借口拖延症逃避你的责任。

如何避免这种情况呢?

计划和安排你的一天,这样你就可以在你最清醒、最警觉、最积极的时候完成所有有挑战性的任务。

你可以把所有的项目会议都留到你累了效率低的时候。

当你手头的时间有限时,优先考虑重要的任务也会有所帮助。

为什么?

帕累托定律表明80%的结果来自20%的行动或努力。

所以,练习组织的技巧,制定计划,并专注于正确的事情——这将为你的业务增加更多的价值。

5.在工作时间之间经常休息

当你长时间工作时,你会使自己身心疲惫。

这就是为什么你需要定期休息。

番茄汤的方法是一个很好的时间管理技巧,可以在这里帮助你——特别是当你处理大型项目的时候。它能让你在工作的时候休息,避免倦怠

它是如何工作的?

每次专注工作25分钟,之后可以休息5分钟。

每隔四次,你可以休息10-25分钟。

利用这些休息时间专注于与工作无关的事情——比如听音乐,或者只是从办公桌前站起来伸展一下身体。

聪明的目标

6.聪明的目标

当你需要明确自己想要实现的目标时,设定目标很重要。

你必须把你的工作分解成更小的可完成的任务,最重要的是,你应该设定聪明的目标

什么是明智的目标?

SMART是以下目标或目标的首字母缩写:

  • 具体的目标很明确,而且你知道该由谁来实现它们。
  • 可衡量的:您可以识别它们并跟踪进程。
  • 可实现的:这些目标是可以实现的,也会促使你更努力地工作。
  • 现实的目标应该与你的职业发展相关。
  • 有时限的:它们需要在给定的时间框架内完成。

设定明智的目标可以帮助你设定界限,分配资源,并确定所有必要的步骤,你需要达到你的工作目标。

7.委派或外包任务

为什么委派任务很重要?

有效的授权可以让你:

  • 让你的团队成员独立工作。
  • 有效地分配你的团队的工作量。
  • 专注于更重要的事情。

如果你是一名经理,你应该把任务分配给其他员工,并确保每个人都接受过培训,拥有足够的资源来高效地完成任务。

另外,确保你把不重要的任务分配给新员工,把重要的留给资深员工。

如果你很难找到时间来训练其他人完成特定的任务,考虑一下外包任务,或雇佣虚拟助理manbetx新闻皇家马德里

当你雇佣一个弗吉尼亚州或者外包给第三方,你不仅可以节省时间同时也降低了成本并简化你的业务运作。

8.检查让你分心的事物

电子邮件、电话、短信和社交媒体信息是最常见但规模最大的工作场所分心

而事实是,即使是一个单一的分散你的注意力的事情也会减慢你的速度,并对你的表现和效率产生负面影响。

你也会增加犯错的几率。

如何?

当你被打断时,你将无法集中精力在需要深思熟虑的过程中。

别担心。

下面是一个很好的时间管理小贴士:创建一个工作环境保护你免受这些不必要的干扰。

为了帮助你做到这一点,试试这些严肃的技巧:

  • 当你进去的时候,放一块“请勿打扰”的牌子深入的工作模式。
  • 练习正念提高工作时的注意力。
  • 在工作时间静音所有电话,电子邮件和社交媒体通知。
  • 播放白噪音的背景,以消除干扰。
  • 使用一个生产力应用程序等时间的医生跟踪你在工作时间访问的网站和应用程序。

9.避免多任务

如果你想同时做很多事情,你将无法专注于一项特定的任务。你最终会减少你的整体的生产力和浪费时间。

改掉这个坏习惯,专注于一个好习惯聪明的目标或者一次完成一个任务。

为了让单任务更有效,尝试一下限定你的活动。

时间箱是什么?

“限时”是一种时间管理策略,你可以为某个特定的任务预留时间,并为完成它设定一个时间框架。

例如,你可以在一天中指定特定的时间来回复重要的邮件和电话,而不是时不时地做这些事情。

由于不同类型的任务需要不同的资源和技能,你可以通过一次只做一项任务来更好地集中精力。

10.使用正确的工具

如果没有正确的工具和应用程序,就很难实现上面讨论的时间管理技巧。

但是现在有成千上万的软件可用,你应该选择哪一种呢?

为了让你的工作更轻松,我们精心挑选了一些必不可少的工具优越的工作流管理。

让我们一起来看一看:

时间跟踪和生产力管理

有效的时间管理是每个公司都面临的挑战。

不仅管理者,员工也应该提高他们的工作效率,最终提高整体生产力。

时间管理软件帮助您跟踪时间和收集进行战略改进所需的可测量数据。

有一种时间管理软件能非常有效地做到这一点时间的医生

时间的医生

时间医生跟踪您所有的工作日活动,为您提供实时的,可行动的见解,以改善您的组织内的时间管理。

通过从Time Doctor获取的工作日数据,你可以:

b .在线日历

另一个很好的时间管理工具是在线日历。

使用一个日历工具,您可以:

  • 轻松管理您的时间表。
  • 标记重要的日期和事件。
  • 设置提醒。
  • 创建时间块等等。

虽然有很多在线日历供你选择,谷歌日历是最流行的日历之一。

谷歌日历

日历可以提供帮助简化你如何管理你的日程,计划你的事件,跟踪你的重要日期,以帮助你保持在你的任务顶部。

谷歌日历的一些关键功能包括:2021manbetx万博app安卓版

  • 安排小组会议。
  • 添加笔记和附件到你的事件或重复的每周时间表。
  • 为你的任务创建和删除提醒。
  • 与你的团队分享你的日历。
  • 从日历中导入和导出事件。
  • 回复日历上的邀请并添加客人出席率。

C.项目管理工具

项目管理工具给你一个虚拟的平台来组织你的工作流程,确保你的任务清单按时完成。

体式是最好的管理应用程序之一,可以帮助您的项目管理。

体式

Asana是一个云平台,可以让你把所有的项目数据带到一个地方,所以你可以与你的团队远程协作。

它的一些主要功能包括:2021manbetx万博app安卓版

  • 分配任务给其他团队成员,并添加截止日期。
  • 使用集中式仪表板来管理所有项目和任务。
  • 在团队组合中组织您的项目。
  • 获得项目进展的高级概述。
  • 为任务分配值(小时、点等),以估计完成它们所需的努力。

此外,您可以跟踪在Asana任务上花费的时间,以更好地控制您的工作时间。阅读如何在体式中跟踪时间

时间管理的好处是什么?

让我们看看时间管理如何给你带来好处:

1.事半功倍

当你学会控制自己的时间,你就能更好地专注于你的任务。

想想。

更多的关注=提高效率=更少的时间完成任务。

因此,有没有错过最后期限,你就能按时提供高质量的工作。

2.健康的工作关系

不断地赶时间会增加你的压力,因为你不知道你是否会成功。

如果你有良好的时间管理技能,你可以找出你的优先事项,并有更多的空闲时间。

这样你就可以确保你有足够的时间来履行你的个人生活和健康的工作与生活的平衡。

3.增加你的利润

为了让企业盈利,你必须大大提高企业产出和生产率。

时间管理可以帮助企业主掌握自己的任务,并激励员工在工作场所的表现。

你按时交付项目,让客户高兴,承担更多的工作,最终提高你的业务底线。

结束

工作场所的时间管理不是利用更多的工作时间。而是要充分利用手中的机会。

当你忙的时候,时间总是过得很快,但是适当的时间管理技巧能让你慢下来,留意你需要做什么,更好地专注于你的任务。

使用我们在这里建议的技巧和工具来控制你的工作时间。一旦你有了有效的时间管理,你很快就会有一个很好的工作和生活平衡!

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