如何在2021年维护准确的员工出勤记录

员工出勤记录

想要学习如何保持准确员工出勤记录

具有精确和最新的员工出勤记录具有良好的商业意义。在大多数国家,包括美国,这也是一项法律规定。

不幸的是,许多雇主将出席记录作为不必要的麻烦。但它不一定是!

在本文中,我们将解释什么是员工考勤记录以及为什么需要它们。

我们还将涵盖步骤帮助您创建自己的记录。最后,我们将讨论传统硬拷贝记录的一些局限性提供更好的选择

本文包含:

(点击下面的链接进入特定的部分)

让我们开始吧。

什么是员工考勤记录?

员工出勤记录是您员工出席,缺席,病假等的视觉叙述。这些出勤记录可以是印刷或数字格式。

作为雇主,在出勤记录中记录的员工的出勤率,缺席和授权叶可以帮助您计算可折续时间并管理薪资。

manbetx不能提现监控员工缺勤也有助于您识别员工何时违反贵公司出勤政策

出勤记录的重要性

以下是按顺序整理出勤记录的最重要原因:

1.准确的工资

雇主将出席员工记录的主要原因是准确付款薪水。

计算员工可折续时间你需要准确的记录员工加班,无薪休假,工作时间等。

例如,假设你有一个非豁免雇员公平劳动标准法(FLSA)。在这种情况下,你需要付给他们加班费,因为他们在标准的每周工作40小时之外每工作一个小时。

因此,您需要准确的考勤记录来确保准确的加班费。

否则,你可能会给员工过高的薪酬,从而影响公司的底线。如果你给员工的薪水过低,就会导致团队内部不和,影响员工士气。

2.确定不良行为

雇主的另一个原因监测出勤率并记录数据是揭示潜力出勤问题。例如,对迟到有一致描述的员工表现出明显的不良行为。

不请假或持续无故缺勤被称为旷工。和过度旷工的模式可以影响公司的收入。

跟踪出勤和缺席帮助雇主发现模式和纪律员工的无故缺席。此外,它使您能够识别和奖励表现出良好出勤习惯的员工。

3.遵守联邦和州法律

几乎所有的美国联邦雇佣法则为员工数据规定了具体的记录保留规则。大多数州和许多地方城市都有独特的记录保留要求,超出联邦授权。

美国有三个主要的出席记录要求,你应该知道:

  • 公平劳动标准法(FLSA):任务是您将所有员工的出勤记录至少为三年。
  • 家庭和医疗假行为(FMLA)适用于拥有50名或以上员工的所有企业。这些记录至少要保存三年。
  • 内部收入服务(IRS)条例你必须保留所有员工的考勤记录,在付款、扣除税款或纳税申报单到期日之后4年。

如何制作自己的员工考勤记录

创建员工考勤记录将允许您根据公司的需要对其进行定制。

所以这就是你如何制作员工记录的方式:

A.创建个性化考勤记录的分步指导

步骤1:从出席模板开始

最有可能的是,您将使用与您的考勤记录电子表格相同的格式几年。

所以最好有一个出勤记录模板您可以修改以满足您公司的要求。

探索一些免费的,可下载的员工出勤记录模板你可以用在你的生意上。

第2步:记录组织

维护一个至关重要的是组织结构在你的考勤记录中,即使对已经报告的数据进行更改。这使得团队的其他成员更容易理解。

使记录更容易阅读:

  • 确保你使用了正确的标签。
  • 确保标题和副标题一致,易于理解。
  • 避免在标签中使用复杂的术语或术语。

这样,如果其他人接管出席记录的责任,他们会很容易理解系统。

步骤3:允许调整

在大多数公司中,有一些空间工作灵活性。当授权这样做时,某人可以超越他们的常规工作时间是正常的。

原谅没有(像FMLA离开)或偶尔从工作开始偏离也是可以接受的。此外,大多数公司的加班和下一天都非常普遍,这就是为什么您的出勤记录也应该满足这些。

人力资源管理人员和工资人员应该了解这些特殊情况在出勤记录上注明。

例如,您可以使用缩写或不同的颜色来突出显示任何调整。记录应尽可能灵活,以确保您考虑所有意想不到的事件,如病假。

步骤4:启用注释和注释

确保您的记录有空间评论和笔记

在这里,您可以注意到为什么工人缺席,迟到等。

例如,你可以注意到该员工正在上班,但去参加一个研讨会了。

如果你的出勤日程表是数字的,附上一个笔记或评论是很简单的。如果你有你的记录的硬拷贝,你可以留下一栏备注或把它作为一个单独的部分附加。

第5步:更新记录

你应该更新每天记录员工考勤。这使得跟踪员工考勤和确保考勤数据变得更加容易准确性

如果您只需每周更新一次记录或更糟糕,每月更差,则有很多人为错误。你可以忘记雇员缺席或可能忘记旷工或迟到的原因。

如果雇员是手动更新自己的出席表,提醒他们每天打到避免差异。

B.出勤记录创作的DOS和不发言

以下是创建员工考勤记录时应该注意的一些事项:

i)dos

1.采用精确的计时系统吗

今天,你可以避免与手动考勤记录相关的错误使用计时系统。

有各种各样的时钟,工时表、考勤卡和身份扫描仪可用。

这些解决方案使您更容易跟踪每个人每天的工作小时数,并相应地补偿员工。

2.保留培训和旅行时间的记录

根据《劳工法》,你必须支付员工在正常工作时间内的工资

这包括参加培训研讨会,公司任务会议和商务旅行的时间 - 只要这些事件在工作时间发生。

您需要一个准确的系统,以确保员工即使员工不在办公室时也会记录他们的出席。

3.是否采取并分发书面考勤记录政策

建立和分发书面书面出席政策澄清他们需要准确地记录日常出勤的员工。

明确说明准确记录时间和出勤的重要性以及员工时间盗窃和欺诈的后果。这样,你可以持有员工负责对于这些犯罪。

(二)须知

1.不要让员工准确地记录他们的出席

您不应该假设您的团队将一直准确地记录出席。

员工可以制作粗心的错误或故意进入自己的时代不正确。您的出席系统应尽量减少不准确的风险。

例如,通过手动打孔时钟,跑步速度的员工可以要求朋友打入他们。但是一个在线员工考勤跟踪或者需要指纹的打卡系统可以将这种风险降到最低。

2.不要忘记定期查看政策和记录程序

您的团队不应使您的团队难以追溯或使用他们的假期(如果他们有资格)。

不要在那些日子里看不足,你需要确保您的出勤率和调度记录是最新的。

这些更新文档将帮助您确定可用的PTO(已支付时间),并且在所要求的日子期间可能已经留在哪些员工。

请记住定期查看您的计时和出勤程序。如果您想避免差异,请进行每月审查是一个好主意,以确定员工是否遵循它们。

3.不要失去出勤数据

不幸的是,当您在备案柜中存储您的出席记录的硬拷贝时,存在风险失利损害。这同样是真的Microsoft Excel电子表格在您公司的服务器上。

将这些文件上传到“云”将使您更轻松地在丢失或损坏时稍后检索信息。您还可以安全地保护每个员工出勤记录的额外副本。

或者,您可以选择选择时间和出勤跟踪系统或者在线考勤记录这样,您可以知道您的出勤数据始终安全,可轻松访问您。

4手工员工考勤记录的限制

在跟踪员工出勤情况时,您可能会面临以下几个挑战手动

1.人为错误的风险

你或者你的员工可以错误手动输入考勤数据时。这些考勤记录错误会影响到你的工资和公司的底线。

2.更多的时间消耗

手动录制时间和出勤率是耗时。如果您在硬拷贝员工出勤表上犯错,请更正需要更多时间。

3.过度的文书工作

手动跟踪员工出勤可能导致很多文书工作给你。这些硬拷贝文件会占用空间,而且在寻找数据时梳理起来很繁琐。

此外,保留了整齐提起的文书工作山脉将花费您不必要的时间和能量。

4.可能的数据丢失

数据很容易被放错位置、损坏、丢失或被盗,这将在工资和员工评估方面带来巨大挑战。

传统考勤记录的卓越替代品

书面员工考勤记录有很多限制,这些限制会影响您的业务生产力。

幸运的是,有一种更好的方式来跟踪员工出勤 - 通过使用时间和考勤软件

您可以使用时间跟踪软件来跟踪员工出勤情况,并评估团队的生产力。

对员工进行跟踪和安排的最佳软件之一是时间医生。

什么时候医生?

时间的医生

时间博士是一种强大的时间跟踪和性能管理工具,由中小型企业,如Firehouse潜艇和verizon等大型组织来衡量和提高员工的生产力。

它有许多功能,以帮助您安排,记录和2021manbetx万博app安卓版跟踪出勤:

1)时间和活动跟踪

时间医生是一个很好的解决方案手动跟踪时间自动地,下到第二个。

要手动跟踪时间,您只需打开时间医生并输入您正在处理的任务。然后单击“开始“开始录制时间和”停止“您完成任务的按钮。

时间医生还追踪某些项目和任务的时间。

简单准确的时间跟踪

您还可以在您打开PC后立即切换到自动模式以自动跟踪时间。

2)工作时间表

工作安排功能让管理员和管理者轻松创建和编辑员工计划。

有了这个功能,你可以:

  • 为每个员工设置不同的时间表。
  • 消除工资单错误并确保每个员工时间表都是正确的。
  • 通过管理和监控工作负载防止员工倦怠。manbetx不能提现
  • 导入和导出员工转换为. csv文件格式。这样,您就不必手动创建和更新时间表。
工作安排
3)出勤报告

出席报告向您展示哪些团队成员存在,缺席或迟到,但这不仅仅是出勤名单。

你也可以:

  • 实时查看谁在工作,谁不在。
  • 访问您的团队考勤记录和工作日活动在同一个地方。
  • 确定一个员工在某一天的工作时间。
出席报告
4)综合报告

您可以访问几个详细的举报了解所有员工活动,包括出勤、休假等。

以下是您可以访问的一些报告:

  • 活动摘要报告:显示选定时间段内每个基于办公室或远程员工的活动分秒、非生产性、手动和移动时间。
  • 时间表报告:显示员工每天或每周花费多少小时的员工和休息。
  • 项目和任务报告:可视化项目和个人任务所花费的小时数。
  • 小时跟踪报告:指示您的团队每周跟踪或指定日期范围的工作时间。
  • Web和App使用报告:揭示在各种站点和应用程序上花费的时间。
  • 自定义导出报告自定义您想要包含在报表中的内容,这样您就不必从多个页面下载单个报表。
5)工资

时间医生工资单功能可帮助您的人力资源或工资团队直接通过您首选的付款网关进行薪金付款。

你也可以:

  • 手动或自动批准员工工时表。
  • 为方便起见,自定义货币和支付期。
  • 为所有员工配置工资单。
  • 与Gusto,PayPal等的集成进行直接付款
  • 在XLS,CSV或PDF格式中导出付款信息。

结束

员工出勤记录的方法取决于公司的具体需要。

大多数的考勤方法将完成记录员工考勤的基本功能,但留下了太多的差异空间。

使用考勤跟踪软件,如时间医生是最好的解决方案,因为它会消失这些问题。它可以帮助您精确跟踪您的员工的出勤率,监控他们的生产力,并帮助他们在工作中保持专注。

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